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非天マザー by B-CHAN

iPhoneの使い方、IT、金融、経済、不動産、保険、ビジネス、音楽、映画、ニュース、自己啓発などを語ります。

Excelの達人になるメリット

パソコン

エクセルでマウスを使わない 

 

ボクはファンド会社にいた関係もあって、マイクロソフトのエクセルを使うことを特技としています。

別に自慢しているわけでは無く、業務のために特訓したので、上手くなって当たり前なのです。

エクセルの操作はほとんどマウスを使いません。大半をキーボードショートカットを使って行います。

これによって非常に高速な操作が可能になっています。

ボクの目から見れば、マウスを動かしてカチカチとクリックしている人たちは、まだまだ初心者だな〜と思って見ています。

それが良いとか悪いとかでは無く、それぞれに適性があるので、そういう人もいて当然です。

例えば、横一列のセルを選択するならShiftキーを押しながらスペースキー。

セルのプロパティを開くなら、altキーを押しながら"O"キー"E"キーの順に押すだけ。

書式を外して値だけを貼り付けるなら、altキーを押しながら"E""S""V"の順に押してエンターキーですね。

わざわざマウスを使うと、右手をキーボードから離す時間とマウスカーソルを動かす時間が必要ですが、キーボードなら一瞬です。

実際、ボクのパソコン操作を横で見ている人は、ボクの操作が速すぎて何をやっているのかが見えないと言います。

 

セルを参照する

 

先日、エクセルを勉強中の同僚と次のような話をしました。

彼女は勉強熱心ですが、とにかくまだエクセルの根本的な概念を理解していません。

単にキレイな表を作るためのアプリだと勘違いしています。

話題は消費税の計算についてです。

それまで職場では、5%の消費税の計算式を作るときに、

 

=100*0.05

=500*0.05

=2300*0.05

 

などと言うように、ひとつひとつのセルに、0.05という消費税率を入力していました。

 

なのでボクは、消費税率を別のセルに分けなさいと言いました。

例えば、A1セルに、0.05を入れておいて、それぞれのセルは、

 

=100*A1

=500*A1

=2300*A1

 

とするわけです。エクセルを理解している人なら、このメリットはすぐにわかりますよね。

そうです。消費税率の変更です。

もし、ひとつひとつのセルに消費税率を直接入力してしまうと、消費税率が変わったときに、すべてのセルを修正していく必要があります。

しかし上記のようにA1セルなどに消費税率を入れておいて、それを他のセルから参照する形式にしておけば、A1セルの値だけを変更すれば、それを参照するすべてのセルの値も変更になります。

 

おそらくこれを読んだ多くの人は、なんだそんなことかと言うでしょう。

しかし、これこそがエクセルの根本概念のひとつ何ですよね。

つまり、単に表を作るだけなら紙でもできる。

しかしエクセルを使うことで、業務の省力化・自動化ができるわけです。

 

ついでに条件文の話もしました。

IF文ですね。IF文によって自動的に条件ごとに値を変化させることができます。

 

ボクは運良く小学生の頃からコンピュータプログラミングをする機会に恵まれたので、そういった考え方や概念、すなわち「アルゴリズム」が身に付いていました。

 

アナログ人間こそ

 

しかし一般の人にはそういうスキルはありません。

話をした同僚の女性のみならず、職場でそれを知っている人は誰もいません。

それゆえに仕事にもずいぶん時間が掛かっています。

マウスの代わりにキーボードショートカットを使えば、10秒掛かる作業が2秒でできます。

つまり、極端に言えば10時間の作業を2時間に減らせるわけです。

これは人間にとって大きな負担軽減になります。

それはミスの削減にもつながります。

良いことづくめなんですよね。

 

「自分はアナログ人間だから。」

 

そうやって勉強を避ける口実にする人がいます。

でも違いますよね。実際はアナログ人間が10時間コンピュータを操作するところをデジタル人間は2時間で済んでいます。アナログ人間の方がデジタル機器を操作する時間が長くなってしまっています。

 

自分がアナログ人間だと思う人こそしっかり勉強してデジタルの作業時間を減らし、浮いた時間をアナログ仕事(人間にしかできない仕事)に割り当ててはどうでしょうか?

 

実際、日々のボクは、パソコン作業は職場の誰にも負けない速さでチャッチャと済ませて、大半の時間を営業活動、つまり自分の足で人に会いに行く仕事に費やしていますよ。