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非天マザー by B-CHAN

iPhoneの使い方、IT、金融、経済、不動産、保険、ビジネス、音楽、映画、ニュース、自己啓発などを語ります。

一元管理を身に付けよう…スマートフォン、タブレットを活用するシリーズ

パソコン スマートフォン タブレット カレンダー アドレス帳

紙の手帳ではできないワザ

紙の手帳


みなさーん。
スマートフォンやタブレットを使っていますか?
買ったけど使い方がわからず、結局折りたたみケータイに戻ってしまう人。
もったいない!
そのために、このブログがあるんですよ。
上級者ではなく、初心者に便利さを伝えるブログです。
今回はよく聞かれる質問、
「紙の手帳と比べてスマホやタブレットって何が便利なの?」
にお答えしましょう。


例えば紙の手帳が2冊あったらややこしいでしょ?

2冊の手帳


もし紙の手帳が2冊あったら、間違いの元ですよね。
仕事の予定は手帳Aに、遊びの予定は手帳Bに書くとします。
もし、新しい仕事の予定を入れるのに、手帳Aを見て空いているからと言って書き込んでしまうと、もしかしたらその日時に遊びの予定が入っているかもしれません。
2冊も手帳を持っていたら、両方をいちいち確認しなければなりません。
一元管理、つまりスケジュールは1冊の手帳で管理するのが望ましいです。
1冊の手帳の中で、例えば仕事の予定は赤、遊びの予定は青で書くなど、見分けられるようにすべきですね。
これはスケジュールだけでは無く、アドレス帳も同じです。
仕事用と友達用でアドレス帳が2冊もあると、管理が大変です。
もしかしたら両方のアドレス帳に同じ人が載っているかも知れません。
もしその人が電話番号を変更したら、両方のアドレス帳を変更しなければならず、もし見落として片方だけを書き換えると、どちらが最新かがわからなくなります。
一元管理。
これはスマホやタブレットでも言えます。
しかしスマホやタブレットでは一元管理が簡単かつ格段に便利に行えます。


複数のマシンを同期できる便利さ

複数端末を同期


例えばあなたが、スマホ、タブレット、会社のパソコンと3台のマシンを使っているとします。
そしてそれぞれのマシンにスケジュール帳とアドレス帳が入っているとします。
もし、会社のパソコンのスケジュール帳に予定を書き込んだなら、すぐにスマホとタブレットのスケジュール帳にも同じ予定を書き込まないと大変なことになりますね。
まさに一元管理からはほど遠い三元管理。
だけど大丈夫。
今どきのスマホ、タブレット、パソコンにはクラウドという強い味方があります。
クラウドという仕組みを使えば、パソコンのスケジュール帳に予定を書き込んだ瞬間、スマホやタブレットのスケジュール帳も書き換わるのです!
逆にスマホのスケジュール帳に予定を書き込んだら、パソコンやタブレットのスケジュール帳も書き換わります。
3台が常に同じ状態を保つと言うことです。
これなら、マシンは3台あっても一元管理だと言えますよね。
実際に扱っているスケジュール帳はひとつですから。
もちろんアドレス帳も同じ。どれか1台のアドレス帳を書き換えたら、残りの2台も書き換わります。
具体的に何が便利かって?
例えば、あなたが会社にいるときは、キーボードがあって文字が打ちやすいパソコンでスケジュール帳やアドレス帳を書き換えればいいですし、外出先ではスマホで書き換えればいいんです。
どっちにしても、すべてのマシンがきちんと揃ってくれるんですから。
あなたが外出先にいて、別の人が会社にいるときに、その人があなたと会議の予定を設定したいとしましょう。
もしクラウドのスケジュール帳が無ければ、あなたに電話して、●月●日●時に予定が空いているかどうかを確認する必要があります。
そして予定を決めたら、会社にいる人が会社のパソコンのスケジュール帳に予定を書き込み、あなたは外出先でスマホに予定を書き込まなければなりません。
しかしクラウドのスケジュール帳ならそんな面倒な事は不要。
会社にいる人が会社のパソコンであなたのスケジュール帳の空き時間に会議を書き込めば、あなたのスマホのスケジュール帳にも自動的に予定が追加されます。
あなたは外出先から会社の人とわざわざ連携を取らなくても、手元のスマホを見ながら行動できますし、他の予定も、別の空き時間に入れることができます。
もちろんそれもまた会社のパソコンに同期されます。


紙の手帳は紛失すると大変

紛失


紙の手帳にスケジュールやアドレス帳があるのに紛失すると、単に予定やアドレスがわからなくなるだけでも困るのに、さらに外部に流出する危険があります。
こうなると会社が傾くほどの問題になりかねません。
しかしクラウドのスケジュール帳やアドレス帳なら問題無し。
きちんとスマホにロックがかかるようにしておけば、紛失しても拾った人はパスワードを突破しないと操作できませんし、あなたはリモートコントロールで遠く離れたところからスマホのデータを消すこともできます。
しかもデータを消しても問題無し。
スケジュールやアドレスはクラウドというコンピュータ上にきちんと残っているので、別のスマホやパソコンで確認できます。


紙とは比べものにならない

利便性と安全性


ここまでで、とりあえず、利便性と安全性について書きました。
実はまだ他にもメリットがあるんですが、長くなるので次回に回します。
スマートフォンとクラウド。
この組み合わせが仕事を楽に、そして安全にしてくれることを知っておいてください。
その為にはスマホの便利さと機能と操作をまずは「知る」ことが大事ですね。
知らない宝の持ち腐れです。
他の記事も読んで、学んでみてください。

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