Excelの間違った使い方
先日ボクが書いた記事を覚えていますか？
今日はそれよりも、はるかに驚くことがありました。
次のExcelを見てください。
上記のB8セルには878という数値がありますが、これは、B2からB7の合計です。
さて、あなたはB2からB7の合計を出す場合、電卓を使いますか？
違いますよね。それだと何のためのExcelか。
そうです。下記の図が正解です。
B8セルには、B2からB7の合計を計算するための関数が入力されています。
こうすれば、B8には自動的に合計が表示されるわけです。
これはExcelの基本中の基本です。
Excelはキレイな表を作成するのが目的のアプリではありません。
作業を自動化して人間の仕事を減らすのが目的のアプリです。
自動化することによって、
- 正確に
- 速く
仕事を進めることができるわけです。
ところが、ボクのチームメンバーは、上記のB8セルを電卓をたたいて計算していました。
完全に手入力で数値を打ち込んでいました。
それって、圧倒的に仕事が遅く、しかも間違えるリスクも飛躍的に高まります。
しかも、そんなことをしていると、例えばB3セルを変更した場合、自分で再度計算し直して、B8セルも自分でまた書き換える必要があります。
あまりにも手間だし、間違いも増えます。
セルの数が増えれば、それらもすべて手動で書き換える必要があります。
計算式を入れておけば、B3を書き換えた瞬間、下図のように自動的にB8セルも書き換わります。
ITスキルの目的とは
人間の作業が最小限なので間違いも最小限ですし、時間も最小限ですし、人間の疲労も最小限です。
いや、ここまで書いたことはボク的には当たり前だと思っていました。
しかし違ってたんですね。
ボクは今のメンバーの中では一番後から入社したんですが、少なくとも先に在籍している複数のメンバーは、上記のように手計算でExcelを使っています。
つまり、Excelの機能を使わずに、単なる表作成アプリとして使っているだけです。
結果として、同じ仕事をするのに、ボクは数倍早く終わります。
いや、逆です。
彼らが数倍遅いのです。
いや、ホント、計算結果の手入力には衝撃を受けてしまいました。
何という非効率。会社にとってもコスト高です。
今まで何年もそれでやってきたのです。
悲しいかな、教える人がいなかったんですね。
これって、世の中的にはどうなんでしょう？
ボクが少数なのか。それともボクが普通で彼らが少数なのか。
少なくとも明日から彼らにExcelの基本的な概念を教えていこうと思います。
そうしないとチームとして非常に生産性が低い状態が続いてしまいますから。
そして何より彼ら自身がとても損をしています。残業が多いですから。まさにそれが原因ですよ。
別に高度なスキルは不要です。
合計を求める関数と、他のセルを参照するという概念だけでOKなんです。
それを身につけるだけでも仕事は数倍速くなるでしょう。
ITのリテラシーというのは、パソコンを使いこなす能力だと思われがちですが、それは手段なんです。
目的はあくまでも人間の負担を減らすこと。
あまりにも印象に残ったので、いてもたってもいられず、ブログに書くことにしました。
翌日、追記しましたよ。
