非天マザー by B-CHAN

iPhoneの使い方、IT、金融、経済、不動産、保険、ビジネス、音楽、映画、ニュース、自己啓発などを語ります。

Excelを上達して仕事時間を半分にしたい人へ

仕事でExcel

キーボード

 

 

一般的な企業で、仕事でデスクワークをする人の大半はパソコンでExcelを使うことが多いんじゃ無いでしょうか。

てことは、Excelの操作の速さが仕事の効率を左右します。

 

ボクが初めて仕事でExcelを活用したのは銀行員時代でした。

銀行員と言っても銀行業務では無く証券代行業務の部署にいました。

その部署に異動してきたばかりの頃。

ある発注を行うのに、特殊な計算をみんなで電卓で行っているのを目の当たりにしたんです。

あまりよく覚えていないので、ざっくり書きます。

印刷会社に発注するんですが、発注数量は1000以上100単位。

例えば、1150必要なら1200発注するわけです。

600必要なら1000発注。

数多くの種類の書類を発注するんですが、それらをとにかく電卓で計算してExcelの表に打ち込んでいるのでした。

つまりExcelは完全に入力するだけのアプリでした。

多くの職員がいたんですが、誰もそれに疑問を抱かず、同じ作業をみんなで行っていました。

 

ボクは衝撃を受け、Excelのセルに関数を埋め込みまくりました。

そして、全員に説明しました。

 

「これで電卓を使わずに全自動でできるようになりましたよ。」

 

ボクが埋め込んだ関数は決して難しいモノでは無く、単純な四則演算の計算式でした。

ちょっと難しいのは、roundup関数を使ったことくらいでしょうか。

 

しかし、そのことによって、今まで数人で何日もかかっていた仕事が、ひとりで1時間もあればできるようになってしまったのです。

職場は大騒ぎでした。

 

「パソコンってこんなことができるのか!」

 

いやいや、パソコンは仕事を自動化するための道具ですから!

 

しかし当時の職場ではその知識はボク以外に誰も無く、劇的な業務効率化に当時の部長からボクはずいぶんほめられました。

そんな時代でした。

 

Excelを高速に使う

 

あれから年月が流れ、ボクはいま、不動産会社で働いています。

あいかわらず職場のExcel環境は立ち後れています。

会社が変わっても同じなんですね。

ボクは次々にExcelの便利機能を披露し、職場に導入しています。

例えば、ある表は複数の人が見るんですが、誰かが自分のパソコンで開いている間は他の人は編集できず、読み取り専用になってしまうんですね。

なので、その表を編集したいときは、先に開いている人に閉じてもらう必要があります。

 

ボクが来るまではそうでした。

ボクはそれを見て一言。

 

「ファイルを共有にすればいいじゃん。」

 

その日以降、ファイルは共有化され、複数の人が同時に開いて同時に編集できるようになりました。

その職場ではボクが来るまでは過去数十年、ずっと他の人にファイルを閉じてもらうやり方を続けていました。

みんな、目からウロコでした。

 

現代の社会人はパソコンのスキルが当然に要求されますが、それにはレベル差がずいぶんあります。

ボクもいくつかの記事を書いて来ました。

 

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ボクは転職経験は多いですが、IT業界には一度も在籍したことはありません。

金融、保険、不動産業界ばかりです。

しかし、子供の頃からプログラミングを行い、HTMLとCSSを使い、初級システムアドミニストレータと基本情報技術者の試験に合格しています。

IT業界から転職してきた同僚がいるのですが、そんな彼にもパソコンの使い方を教えてばかりです。

 

かつて不動産ファンドの会社に在籍したとき、1日に受信するメールは100通から300通。

つまり、徹底的に効率と生産性を上げないと、仕事についていけない生活だったのです。

そのときにボクのExcelスキルは飛躍的に上がりました。

徹底的に訓練したのです。

マウスを使わずに、ほとんどの操作をキーボードショートカットで行う体質に変えたんです。

 

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それ以降、ボクのExcelさばきは飛躍的に高速化し、他の人が見たときに、

 

「B-CHANさん、Excelが速すぎて何をしているのかぜんぜん見えない。」

 

と言われるほどになりました。

 

いま、日本企業は残業を減らすこと、すなわちそれは生産性の向上を求められています。

そのひとつの手法がExcelの超高速操作。

そこで、このブログでも、そのノウハウを書いてみることにしました。

具体的には次回以降の記事に書きますが、もしあなたがパソコンを苦手とするなら、ボクの記事を読んで実践することで一気にパソコンが得意になる、そんな記事を書いていきたいと思います。

 

お楽しみに〜。

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